キャリア面談で従業員の意欲を引き出す！上手な質問の仕方と対応策

「キャリア面談で従業員のモチベーションを高め、行動変容につなげたい」

近年の若手従業員は、入社後のキャリアプランを重視したり、1つの企業にこだわらず積極的にチャレンジの機会を求めたりする傾向が強くなっています。

企業は、優秀な人材に自社をキャリア形成の場として選んでもらうため、従業員が主体的に学び、キャリアを形成していくキャリア自律の支援を行う必要があります。

従業員のキャリア自律を図る施策の1つとして、新しい知識やスキルを学ぶリスキリングが挙げられます。株式会社パーソル総合研究所が行った調査[1]では、上司の行動や姿勢がリスキリング促進に影響を与えることが明らかになりました。

特に新しいデジタル領域の技術やデータ分析スキルなどを学ぶデジタル・リスキリングについては、従業員が今後の自分のキャリアを相談できる、アドバイスをもらえるといった上司によるキャリア支援が大きくポジティブな影響を与えています。

キャリア支援の一環として「キャリア面談」の場を設け、従業員の中長期的なキャリア形成について話し合うことで、業務へのモチベーション向上が期待できるでしょう。対話によって従業員の現状と理想を共有し、理想の実現のために行動の変化を促します。

本稿では、キャリア面談の概要や注目される背景、意義・目的、面談の上手な進め方とポイント、企業事例などをご紹介します。

従業員のキャリア自律を促進したい人事担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

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1. キャリア面談とは

キャリア面談とは、従業員の中長期的なキャリア形成についての話し合いのことです。

一般的に、上司と部下が1対1で行いますが、人事担当者と従業員で行う場合もあります。上司（人事担当者）が部下（従業員）に気付きを促し、自律的な成長とキャリアの実現を支援します。

まずは、キャリア面談の特徴を確認しましょう。

1-1. 従業員の成長を支援しモチベーションを維持する

キャリア面談の大きな目的は、従業員の成長とモチベーションの維持です。企業にとっては従業員の育成と定着を図る重要な機会となります。

従業員一人一人のキャリア設計やスキル向上を支援することによって、従業員の自発的な成長を促し、組織全体の生産性向上につなげられます。

また、従業員の意向を丁寧に聞き取り、それに応じた配置や教育などを行うことで従業員の主体性やキャリア意識を高めます。企業側が求める人材像と従業員の理想のキャリアとのミスマッチの解消も可能です。

さらに、キャリア面談と、その内容を踏まえたアクションプランの実践によって上司と部下の信頼関係が深まります。互いの期待に応えられる関係を構築でき、キャリア構築や日々の業務へのモチベーション向上に役立ちます。

1-2. 企業と従業員の双方にメリットがある

キャリア面談は、企業と従業員の双方に大きなメリットがあります。

企業側は従業員一人一人のニーズや意向を把握し、それに合わせた適切な支援を行うことで、従業員のエンゲージメントやモチベーション、生産性の向上といったメリットが期待できます。

一方で従業員は、自身の強みやスキルを生かせる適切な配置転換や必要な研修機会の提供を受けられるため、自己実現やキャリア形成につながります。このように、双方にとってウィン-ウィンの関係を築くことができる点がキャリア面談の大きな特徴です。

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2. キャリア面談が注目される背景

キャリア面談が注目される背景として、近年のキャリアを取り巻く環境の変化があります。キャリア自律の必要性とミドルシニア従業員の活躍という2つの視点で見てみましょう。

2-1. キャリア自律の必要性

近年、企業や従業員のキャリア自律への関心が高まっています。キャリア自律とは、自身のキャリアに関心を持ち、主体的にキャリア形成に取り組むことをいいます。

株式会社学情が企業・団体の人事担当者を対象に行った調査[2]によると、企業の従業員や入社希望者のキャリアの自律への関心について、「関心が高くなっていると感じる」と回答した人事担当者が約半数に上りました。

入社後のキャリアプランへの関心が高い、チャレンジの機会を積極的に望む、あるいはキャリア形成のために転職を考えるといった若手従業員が増加傾向にあるようです。

また、同調査において、「キャリア自律への関心が高くなっている」と感じている人事担当者に自社での対応の検討・実施について尋ねたところ「対応している」と回答した企業は32.6％（3社に1社）でした。

そのうち28.4%がキャリア形成に関するプログラムを実施しており、「メンター制度やキャリア面談制度を拡充している」という回答もありました。

雇用形態や働き方が多様化する中、従業員側はキャリア形成を企業任せにせず、自身で行っていかなければなりません。一方で企業側は、理想のキャリア実現のために主体的に行動できるよう従業員を支援し、エンゲージメント向上や離職防止策を実施する必要があります。

従業員のキャリア意識を高め、企業と従業員のミスマッチを解消できるキャリア面談は、従業員のキャリア自律とその支援のために有効な施策といえるでしょう。

2-2. ミドルシニア従業員の活躍

慢性的な人手不足の中、「40～50代のミドルシニア従業員に今まで培った知識や経験を生かしてもらうため、どのようにモチベーションアップを図るか」は、多くの企業にとって関心の高いテーマです。

ミドルシニア従業員は、年齢や過去の失敗などから昇進やチャレンジをあきらめてしまっている場合があります。行動変容を促すには、従業員自身に「変わらなければ」という意識を持ってもらわなければなりません。

そこで、チャレンジしても大丈夫だという自信を付けてもらうために、キャリア面談が役立ちます。キャリア面談での対話によって、過去の成功体験や、ベテランほど気付きにくい自分の長所や得意なことを振り返り、自信を付けてもらいます。

同時に、「チャレンジして失敗したが、その失敗を生かしている人」をロールモデルとして紹介し、「チャレンジするメリットは大きく、失敗してもデメリットは小さい」という認識を持ってもらうのです。

このようなキャリア面談を含む一連のキャリア支援を実施したエヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社では、行動変容率が90%を超えた他、50代従業員の昇格者の大幅な増加や業績評価の上昇、メンタル問題の新規発生率激減という効果を得ています[3]。

3. キャリア面談の意義と目的

ここでは、キャリア面談を行う意義と目的について詳しく見ていきます。

3-1. 従業員の自己理解と将来設計の機会

キャリア面談は、従業員が自分の強みやスキル、興味関心などについて深く振り返る機会となります。自己理解の深化によって、自身のキャリアビジョンを明確化し、より自律的にキャリア形成に取り組むことが期待されます。

面談を通して自分のキャリアプランについて上司や人事担当者と話し合うことで、将来的な成長や目標設定につなげられるのです。

3-2. 従業員の主体性やキャリア意識の向上

キャリア面談における上司や人事部門とのコミュニケーションによって、従業員は自身の現状と理想を客観的に振り返り、キャリアビジョンを主体的に描くことができるようになります。

さらに面談の際、企業側が求める人材像や組織の方向性を共有すれば、従業員はキャリア設計がしやすくなり、キャリア意識の向上や自発的な成長が期待されます。

3-3. 企業と従業員のミスマッチ解消

キャリア面談では、企業と従業員のミスマッチを解消し、お互いに納得のいく関係を築くことが重要です。企業側は従業員一人一人の強みやスキル、理想のキャリアについてよく理解し、それに合わせた適切な配置や育成支援が求められます。

一方で従業員も自身のキャリアビジョンを明確にし、企業の期待に応えられるよう主体的に取り組むことが重要です。

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4. 上手なキャリア面談の進め方

ここでは、実際のキャリア面談の進め方について確認していきましょう。

4-1. 事前準備とキャリアシートの活用

まずは事前準備として、キャリアシートを用意しましょう。キャリアシートとは、従業員の経歴やスキル、キャリアの意向などをまとめた資料です。上司が用意し、部下に記入してもらいます。

キャリアシートの項目に特に決まりはありませんが、以下のような内容を記入してもらうとよいでしょう。

• 経歴
• 得意分野や成果
• 保持している、また、獲得したいスキルや資格
• 理想のキャリアと人物像
• 理想を実現する上での課題

部下一人一人のキャリアシートを事前に確認することで、その部下の経歴や強み、関心分野などを把握することができます。この情報を基に、面談に向けて部下の目標やニーズに合わせた質問を考えます。

4-2. オープンな質問で従業員の本音を引き出す

面談では、上司は部下にオープンな質問をして、本音や隠れた不安、考えていることなどを引き出しましょう。オープンな質問とは、単に「はい」「いいえ」で答えられるような閉じた質問ではなく、より詳細な回答を引き出す質問のことです。

例えば「あなたの現在の仕事に満足していますか？」といった質問ではなく、「あなたの現在の仕事で何が良いと感じていますか？それはなぜですか？」といった具合です。

部下が自身の思いや悩みを打ち明けやすい雰囲気づくりによって、より本音に迫ることができます。

4-3. 積極的な傾聴と共感を心がける

キャリア面談では、上司は単に質問をするだけでなく、部下の回答に耳を傾け、共感的な態度で対話を重ねる、つまり傾聴が重要です。

部下の言葉に共感し、理解を示しましょう。一人一人の思いや悩みに耳を傾け、それを丁寧に受け止めれば、上司と部下の信頼関係を深めることができます。

キャリア面談は単なる形式的な場ではなく、お互いを理解する対話の場であるべきなのです。

関連 ▶ 傾聴とは　ビジネスに役立つ上手なやり方とトレーニング方法を紹介（弊社ブログサイトへ移動します）

4-4. 行動変容を確認できる目標設定をする

キャリア面談では、部下が行動変容を起こすきっかけをつかむことが重要です。部下が実際に行動を起こしたという事実を、客観的に確認できる目標の設定を行いましょう。例えば、接客業の場合、以下のように設定します。

NG例）お客さまに寄り添う接客を行い、期待に応えられるようになる
OK例）毎週、先輩にお客さま対応のフィードバックをもらい、改善点をクリアしていく

また、例えば、「再来年までに○○の資格を取得する」という期限ではなく、「○○の資格取得のために、今日からeラーニングを開始する」というスタート地点を決定することもポイントです。

部下が目標達成のために実際に行動しているか、上司は継続的にフォローアップを行っていきましょう。

5. キャリア面談における効果的な質問の仕方

キャリア面談における効果的な質問のポイントとして、次の3点があります。1つずつ確認していきましょう。

5-1. 将来のキャリアビジョンを問う

従業員のキャリアビジョンを探ることは、キャリア面談の重要な目的の1つです。上司は、部下が将来どのようなキャリアを描いているのか、どのような能力開発やキャリア構築を希望しているのかを丁寧に聞き取る必要があります。

上司は部下のキャリアビジョンを把握し、それを実現するための具体的な方策を一緒に検討します。また、部下自身も自分の強みや弱み、今後のスキル開発の方向性などを上司と共有すれば、より現実的で実効性の高いキャリアプランを設計できます。

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5-2. 現在の課題や不安を共有する

キャリア面談では、上司は部下の抱えている課題や不安を聞き取り共有しましょう。

例えば、業務の中で感じている困難や同僚との関係性、自身のスキル不足など、部下が日頃感じている不安を引き出すことが不可欠です。これらの課題を共有することで、上司は部下のニーズをより深く理解し、適切な支援策を検討することができます。

5-3. 具体的なアクションプランを検討する

キャリア面談では、部下自身が自身の課題や弱点を認識し、それを改善するためのアクションプランを立てることが重要です。上司は対話の中で部下と共に具体的なアクションプランを検討し、実行に移すための支援を行います。

例えば、スキルアップが必要な分野について研修の機会を提供したり、新しい業務にチャレンジする機会を設けたりするなど、部下の成長を後押しする取り組みを実践します。具体的なアクションプランの策定を通して、部下の意識改革や行動変容を促しましょう。

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6. キャリア面談を生かすフォローアップ

キャリア面談の質を高めても、面談後の対応を怠れば十分な効果は得られません。ここでは、キャリア面談後の適切なフォローアップについて確認します。

6-1. 面談内容のフィードバックと次回の約束

フィードバックと次回の面談予定の決定は、キャリア面談のフォローアップにおいて非常に重要なステップです。面談で話し合った内容や部下の課題、それに対するアクションプランなどを、上司がしっかりとフィードバックすることで、部下は実行への意欲を高めることができます。

また、次回の面談の時期や内容について、上司と部下が共に合意を形成することで、継続的な支援体制を構築することができます。

6-2. 必要な教育や配置転換を検討

部下一人一人のスキルや強みを生かすため、キャリア面談を通じて必要な集合研修やeラーニングの機会を提供したり、適切な配置転換を検討したりしましょう。

スキルアップのために必要な集合研修・eラーニングなど必要な教育の提案や計画的な育成を行い、部下の主体的なキャリア形成を支援します。また、部下の希望や適性を踏まえ、新しい部署への異動や、より適性のある職務への配置転換を検討し、やりがいや意欲の向上を図ります。

6-3. 定期的な面談の実施

定期的なキャリア面談の実施によって、部下の成長段階に合わせた継続的な支援が可能です。例えば半年や1年といった一定の間隔で面談の場を設け、これまでの取り組みの振り返りや新たな目標設定を行い、部下の主体的なキャリア形成を後押しします。

また、前回の面談内容を共有したり、目標達成状況・成果の確認をしたりすることによって、部下のモチベーション向上が期待できます。キャリア面談を積み重ね、一人一人に最適な支援を継続すれば、組織全体の活性化にもつながります。

7. キャリア面談を人材育成に取り入れた企業事例

最後に、キャリア面談を人材育成に取り入れた企業の事例をご紹介します。

7-1. エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

NTTグループの主要企業の1つであるエヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社には、現場のマネージャーにキャリア面談のノウハウが不足しており、上司によるキャリア指導がほぼ行われていないという課題がありました。

一方、同社のキャリアデザイン室には多数のノウハウが蓄積されており、その展開が求められていました。

そこで、約3千人とのキャリア面談を通して得られたノウハウをまとめた、500ページにわたるハンドブックを作成し、社内の全34組織に展開しました[4]。年代別、育児中などさまざまな従業員・状況に沿ったキャリア面談ノウハウ・会話集が盛り込まれており、重要なテーマは動画による解説も加えられています。

マネージャーの5割、中でも年上の部下を持つマネージャーの9割が一度はこのハンドブックを読み、ノウハウを実践しています[5]。「実践法をさらに知りたい」というマネージャーからの相談も増え、キャリア形成支援の意識が高まっています。

7-2. 株式会社JTB

日本最大規模の旅行会社である株式会社JTBでは、2018年の組織再編に伴うビジネスモデル・組織変革の一環として、従業員のキャリア形成支援に取り組み始めました。

同社は、上司とメンバー間の人事評価面談の質を向上させるために、キャリア面談サポートキット「プラス・キャリア」を作成するとともに、「JTBキャリアサイト」において自己理解や仕事理解を促す情報提供を行っています。

その他、キャリアデザイン研修（28・36・46・56歳の従業員必修）、29・56歳の従業員全員が人事部との面談を行うキャリアデザイン面談なども実施されています。

このような施策はキャリア形成を織り込んだ人事評価制度を定着させ、キャリア改革で掲げる「メンバーのキャリア開発を支援するマネジメントへ」の転換が進んでいます。

また、職場において学ぶ風土が根付き、多くの従業員が多様な教育・挑戦機会への申し込みを行っており、従業員の活躍領域の拡大と新たな能力開発の拡充につながっています。

8. まとめ

キャリア面談とは、従業員の中長期的なキャリア形成についての話し合いのことです。一般的に、上司と部下が1対1で行いますが、人事担当者と従業員で行う場合もあります。

上司（人事担当者）が部下（従業員）に気付きを促し、部下の自律的な成長とキャリアの実現を支援します。

キャリア面談には、以下のような特徴があります。

• 従業員の成長を支援しモチベーションを維持する
• 企業と従業員の双方にメリットがある

キャリア面談が注目される背景として、以下のようなキャリアを取り巻く環境の変化があります。

• キャリア自律の必要性
• ミドルシニア従業員の活躍 

キャリア面談の意義と主な目的として、以下の3点が挙げられます。

• 従業員の自己理解と将来設計の機会
  
• 従業員の主体性やキャリア意識の向上
  
• 企業と従業員のミスマッチ解消

キャリア面談をうまく進めるには、以下の点に気を付けましょう。

• 事前準備とキャリアシートの活用
  
• オープンな質問で従業員の本音を引き出す
  
• 積極的な傾聴と共感を心がける
  
• 行動変容を確認できる目標設定をする

キャリア面談における効果的な質問のポイントとして、以下の3点が挙げられます。

• 将来のキャリアビジョンを問う
  
• 現在の課題や不安を共有する
• 具体的なアクションプランを検討する

キャリア面談後は、以下の3点に気を付けて適切なフォローアップを行いましょう。

• 面談内容のフィードバックと次回の約束
• 必要な教育や配置転換を検討
• 定期的な面談の実施

最後に、キャリア面談を人材育成に取り入れた企業の事例をご紹介しました。

• エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
• 株式会社JTB

従業員のキャリア自律を促進するキャリア面談は、キャリア形成支援において重要なプロセスの1つです。今後、従業員の雇用形態や働き方にかかわらず自社で長く活躍してもらえるよう、キャリア面談を積極的に活用していきましょう。

[1] 株式会社パーソル総合研究所「パーソル総合研究所、リスキリングに関する調査結果を発表　デジタル領域のリスキリング促進には、「キャリアへの展望」が重要」,『パーソル総合研究所』,（閲覧日：2024年6月12日）
[2] 株式会社学情「3社に1社は「キャリアの自律」への関心が高くなっていることを受け、対応を実施。「キャリアプランの作成を支援」「働き手自身が希望の仕事に応募できる制度を導入」の声」,2024年2月8日公表,（閲覧日：2024年6月4日）
[3] エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社「【NTT コミュニケーションズ 7 年間の奮闘記】あなたの組織は、人生 100 年時代をチャンスにできそうですか？」,（閲覧日：2024年6月6日）
[4] 日本の人事部「HRアワード」運営委員会「エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社：上司のキャリア支援力を向上！誰でも面談ができるようになるハンドブック『発奮・スタンスセオリー』」,『HRアワード2022』,（閲覧日：2024年6月4日）
[5] 厚生労働省「グッドキャリア企業アワード2022 好事例集」,P25,（閲覧日：2024年6月4日）

参考）
株式会社ライフワークス「キャリア面談とは？目的や進め方、成功のためのポイントを解説」,『C・D LABO』,https://www.lifeworks.co.jp/cdlabo/column/entry001870.html（閲覧日：2024年6月4日）
株式会社コーナー「「キャリア面談」で従業員の主体性・自律性を引き出すためには」,『パラれる』,https://www.corner-inc.co.jp/media/c0293/（閲覧日：2024年6月4日）
リ・カレント株式会社「ベテラン社員の心を動かし92％の行動変容をもたらしたポイントとは！？～たった1回の面談で50代の社員が動き出す理由～」,『Re・current』,https://www.re-current.co.jp/column/report/5820/（閲覧日：2024年6月4日）
株式会社ジェイック「NTTコミュニケーションズが取り組んだ　ミドルシニア社員のキャリア支援 Vol.3「キャリア自律のメカニズム」」,『HRドクター』,https://www.hr-doctor.com/news/management/news-25192（閲覧日：2024年6月4日）
厚生労働省「グッドキャリア企業アワード2020好事例集」, https://www.mhlw.go.jp/content/11800000/000751950.pdf（閲覧日：2024年6月4日）